Helmikuun hanget kutsuvat ja samalla lähestyvät uuden koulun, monitoimitalon tai sivistyskeskuksen isot ratkaisut. Syksy käytiin suunnittelua ohjaavia neuvotteluita neljän kilpailutukseen hyväksytyn rakennusliikkeen kanssa.
Tohmajärven kuntaa neuvotteluissa on edustanut kunnanhallituksen nimeämä kymmenen hengen suunnittelun ohjausryhmä. Ryhmän puheenjohtajana on toiminut sivistysjohtaja Matias Valoaho ja muut jäsenet ovat valtuuston puheenjohtaja Vuokko Väistö, hallituksen puheenjohtaja Mikko Löppönen, kunnanjohtaja Olli Riikonen, tekninen johtaja Jorma Berg, kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja Liisa Mäenpää, varhaiskasvatuksen päällikkö Elisa Havukainen, ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö Sari Kekäle sekä opettajat Sanna Könönen ja Jussi Ohvanainen. Rakennuttamisen ja kilpailuttamisen asiantuntijakonsulttina työryhmässä on ollut Ramboll Oy:n edustaja.
Suunnittelun ohjenuorana toimi keväällä 2018 useiden eri toimijoiden kokoama toiminnalliset tavoitteet –asiakirja, sekä uudelle rakennukselle asetetut tekniset vaatimukset. Näissä vaatimuksissa on määritelty mm räystään pituus.
Syksyn neuvotteluissa käytiin neljä kontaktikierrosta, joille suunnittelijat toivat suunnitelmia kommentoitavaksi ja kehitettäväksi. Toimeliaan syksyn päätteeksi suunnittelun ohjausryhmä pystyi toteamaan, että keväällä asetettuja toiminnallisia tavoitteita oli saatu vietyä hyvin läpi eri suunnitelmiin. Käytyihin suunnittelukierroksiin voitiin olla tyytyväisiä.
Kilpailulainsäädännön vuoksi neuvottelut tuli käydä suljetuin ovin. Mitään materiaalia ei saanut laskea julkisuuteen ja neuvottelut käytiin tietysti erikseen kunkin rakennusyhtiön kanssa.
Uuden sivistyskeskuksen virallinen tarjouspyyntö lähti joulua edeltävällä viikolla ja rakennusliikkeiden tarjousten jättämisen deadline on 15.2.2019 klo 12.00. Maanantaina 18.2. tarjouksen jättäneet rakennusliikkeet saapuvat Tohmajärvelle esittelemään tarjouksiaan, kullekin rakennusyhtiölle on varattu aikaa 1-1,5 tuntia. Tarjoukset esitellään suunnittelun ohjausryhmälle. Tämän jälkeen ohjausryhmä pisteyttää saadut tarjoukset. Pisteytyksessä hinnan osuus on 50% ja laadun osuus 50%. Laatupisteytyksessä jokaiselle pisteelle kirjoitetaan perusteet.
Pisteytyksen pitäisi valmistua 20.2. ja tämän jälkeen pisteytys perusteluineen toimitetaan vielä hankkeessa juridisena neuvonantajana toimivan lakiasiaintoimisto Krogeruksen tarkkaan syyniin. Tällä on tarkoitus välttää kilpailulainsäädännölliset ristiriitaisuudet perusteluissa.
Pisteytys ja pisteytyksen perusteella voittanut vaihtoehto kokonaisuudessaan esitellään hallitukselle 4.3. ja valtuusto tekee päätöksen uudesta rakennuksesta hallituksen esityksestä 11.3.
Koko prosessi saattaa näyttäytyä hieman salamyhkäisenä, kun juuri mitään väliaikatietoja tai alustavia suunnitelmia ei ole tihkunut julkisuuteen. Neuvotteluissa mukana olleiden rakennusliikkeiden osalta prosessiin liittyy myös paljon liikesalaisuuksia, joita he eivät halua julkisuuteen. Myös valtuuston päätöksen jälkeen iso osa tarjousmateriaaleista kestää salassa juuri liikesalaisuudesta johtuen.
Samat rakennusliikkeet käyvät samanlaisia tarjouskilpailuja ympäri Suomea ja haluavat käydä ne omilla vahvuuksillaan. Syksyn pitkän suunnitteluvaiheen päätteeksi kaikki mukana olleet rakennusliikkeet kuitenkin totesivat, että toteutetulla kilpailutuksella Tohmajärvi saa valittavakseen useita hyviä vaihtoehtoja uudeksi sivistyskeskukseksi.